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Come gestire l'onboarding di un contabile?

Nuovo dipendente in arrivo e non sai come gestire il suo ingresso in azienda? Nessun problema, questa guida è dedicata proprio all’onboarding!

Come gestire l'onboarding di un contabile

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L’onboarding è un momento essenziale della nuova relazione che stai per instaurare con il dipendente: che si inserisca in azienda o in uno studio commercialista, è fondamentale che i primi giorni siano dedicati a sciogliere eventuali dubbi, fare le dovute presentazioni e - come si dice con un termine non troppo tecnico - “prendere le misure”.

“Prendere le misure” significa conoscere qualcuno che entrerà a far parte della nostra vita lavorativa, e sappiamo quanto tempo trascorriamo con i nostri colleghi. Osservare il dipendente all’interno dell’ufficio e nella relazione con gli altri membri del team permetterà a voi di scoprire qualcosa in più su di lui, e al dipendente di entrare nella nuova realtà in modo graduale.

Prima di addentrarci nel tema, cerchiamo di risolvere un dubbio molto frequente, ovvero “Quanto dura l’onboarding?”: come al solito, non esiste una risposta univoca. Dipende dalla seniority, dalla familiarità con gli strumenti e dal suo percorso: in generale, consigliamo un onboarding tra i 2 e i 5 giorni. Siamo certi che sul lungo periodo l’aver dedicato tempo al suo ingresso ripagherà!

Welcome coffee per mettere a proprio agio

Primissimo giorno di lavoro, il nuovo contabile è all’ingresso: qui non serve essere esperti di gestione delle risorse umane, è la nostra tradizione italiana a suggerirci cosa fare: offriamo un caffè al dipendente! Se lo spazio dell’ufficio lo permette, sediamoci e dedichiamo più di qualche minuto al welcome coffee.

Si tratta di un momento informale, a cui possono partecipare anche altri membri del team: l’opportunità perfetta per fare una chiacchierata introduttiva e mettere la persona a proprio agio. A seguire, possiamo organizzare un breve tour degli spazi aziendali: non serve chiedergli di portare le scarpe da trekking per visitare tutte le sedi italiane, ma mostrargli dove si trova la toilette, la stampante, la sala da pranzo o altri spazi importanti è senza dubbio una buona idea!

Una mail di benvenuto con le informazioni essenziali

La mail di benvenuto è molto più che una formalità: contiene informazioni davvero essenziali! Alcuni esempi sono la password del wi-fi, la sua mail aziendale, informazioni sull’emettitore di buoni pasto (in caso fosse previsto) e - magari - anche un breve recap di “chi è la persona giusta per fare una specifica domanda”.

In molte realtà aziendali è prevista la figura del buddy, ovvero una persona con il compito di affiancare il neo assunto nel suo percorso iniziale all’interno dell’impresa. Sicuramente nel caso di uno studio commercialista non è un’usanza diffusa, ma alcune delle mansioni del buddy possono essere assorbite da chi si è occupato della sua assunzione (che è anche - con ogni probabilità - la persona che ha prodotto la mail di benvenuto!).

L’accesso ai gestionali e alle piattaforme

Sappiamo bene che il mondo contabile necessità di particolari gestionali e piattaforme specifiche, e che il loro utilizzo ha anche un peso rilevante nelle assunzioni. Qui i casi sono due: se il vostro nuovo contabile è già uso al gestionale utilizzato dalla vostra realtà, sarà sufficiente abilitargli l’accesso alla piattaforma.

Se invece non è così, sarà necessario organizzare una formazione ad hoc per renderlo quanto prima autonomo nell’uso del gestionale: la formazione richiede tempo e impegno, da ambo le parti. Concordate con lui il momento migliore per iniziare, e una tabella di marcia degli obiettivi di raggiungere in merito all’utilizzo del gestionale!

Overview delle attività

Le mansioni di un contabile sono diverse, variano in base alla sua formazione, all’ambito di provenienza, al titolo di studio e all’esperienza. Voi sapete perché l’avete assunto, ma fate in modo che lo sappia anche lui! Non serve un elenco puntato con le singole mansioni, ma è gradito che sappia dall’inizio di quali processi sarà owner, in quali collaborerà e in quali attività invece non è richiesta la sua partecipazione.

Ovviamente, nessuna regola fissa: ma durante l’onboarding sarà sicuramente apprezzato ricevere un prospetto delle attività in cui sarà coinvolto!

Ogni situazione è diversa, così come lo sono le realtà aziendali e le persone stesse: abbiamo fornito qualche linea guida per agevolare l’ingresso del dipendente in azienda, che può essere riadattata in base ai casi specifici. Vuoi approfondire con noi l’argomento onboarding, o la gestione dei dipendenti? Contattaci!

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