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Conosci le competenze di un impiegato amministrativo utili davvero alla tua azienda?

Le competenze dell’impiegato amministrativo spaziano notevolmente: si tratta di una figura versatile su più aree aziendali, e le sue mansioni sono diverse. Scopriamole insieme!

Le competenze di un impiegato amministrativo

Indice dei contenuti

Se hai un’impresa, è difficile che tu non conosca le competenze di un impiegato amministrativo: è una figura fondamentale per gli ingranaggi aziendali, e la sua presenza permette il corretto svolgimento di moltissime attività!

Se sei qui, è perché desideri approfondire meglio questa figura, ed è in corso di valutazione l’assunzione di un impiegato amministrativo per la tua azienda; prima di addentrarci meglio nell’argomento, ricorda che ogni azienda, ogni studio professionale o attività commerciale è a sé, e richiede figure specifiche per la sua gestione.

6 competenze dell’impiegato amministrativo

Grazie alla nostra esperienza con Contabili.it, abbiamo identificato sei attività di cui abitualmente si occupa un impiegato amministrativo, e abbiamo deciso di rapportarle ad alcune soft skill che reputiamo indispensabili per svolgere al meglio questa professione.

Disbrigo di pratiche amministrative

Cosa sono queste “Pratiche amministrative” di cui tutti parlano, ma che nessuno si cura mai di specificare? Eccone alcune: richiesta e ritiro certificati, visure e altri adempimenti presso gli Enti Amministrativi, vidimazione registri e formulari, visure catastali, servizi postali e bancari, registrazione atti privati, societari, pubblici presso Agenzia delle Entrate, richieste sgravi, rimborsi, cancellazioni, pagamenti presso Equitalia.

Non è detto che ogni impiegato amministrativo svolga tutte queste pratiche d’amministrazione, ma sono mansioni molto comuni: per far fronte a questi impegni nel modo corretto, occorrono organizzazione, pianificazione e rispetto delle scadenze.

Data entry

Molto frequentemente, negli annunci di lavoro destinati agli impiegati amministrativi è richiesta un’ottima conoscenza di strumenti come il Pacchetto Office, Google Suite e altri software gestionali, con particolare attenzione a Excel.

Questo perché l’impiegato amministrativo avrà a che fare spesso con i dati e il loro corretto inserimento: ecco allora che, nel selezionare questa figura faremo particolare attenzione alle competenze informatiche, alla precisione e all’abilità di calcolo.

Archiviazione della documentazione cartacea e/o elettronica

Conservare i documenti e costruire dei database elettronici rientrano tra le mansioni dell’impiegato amministrativo: queste attività consentono a tutto il personale dell’azienda di avervi accesso, di tenere i documenti aggiornati, di ottenere maggiore spazio fisico e infine garantiscono sicurezza al materiale in questione.

Sono attività importantissime! Viviamo nell’era della transizione digitale, e dotare l’azienda di una persona in grado di portare a termine questi compiti è fondamentale. Le competenze trasversali da associare sono lo scrupolo e l’abilità di lavorare per obiettivi.

Programmazione di riunioni e appuntamenti, gestione dell'agenda

Il nostro impiegato amministrativo provetto ha visibilità delle agende dei comparti più alti dell’organigramma aziendale, e programma e gestisce riunioni e appuntamenti, gestendo le esigenze dei clienti e la prenotazione degli spazi.

Ecco perché la persona di cui hai bisogno deve avere abilità di coordinazione e problem solving: quest’ultima perché sarà sua responsabilità anche la gestione di eventuali imprevisti, come ritardi e cancellazioni.

Procedure di contabilità

Non è raro, soprattutto nelle piccole e medie imprese, che l’impiegato amministrativo abbia anche conoscenze di base in ambito contabile, e che si occupi di:

  • Rilevazione dei principali fatti contabili scaturenti dall’attività d’impresa;
  • Definizione delle procedure operative per il trattamento contabile delle transazioni;
  • Applicazione delle regole imposte dalla normativa civilistica e dai principi contabili per la tenuta della contabilità;
  • Registrazioni contabili e fiscali periodiche e apportare le correzioni eventuali;
  • Piano dei conti in termini di finalità, logica generale, criteri di progettazione, collegamenti con il bilancio di esercizio e tipologia d’impresa;
  • Registrazioni di partita doppia, riepilogo del piano dei conti, tenuta scadenzario.

Flessibilità, attitudine al metodo e pensiero analitico saranno indispensabili!

Attività di segreteria e accoglienza

Tra le responsabilità dell’impiegato amministrativo è presente anche l’attività di front office e accoglienza. Sarà dunque responsabile di ricevere i clienti, prendere e spostare appuntamenti e rispondere a eventuali esigenze di chi si reca in azienda.

Ci assicureremo, in questo caso, che la persona che vogliamo assumere sia cortese, disponibile, con un buono standing e orientata al cliente.

Contabili.it è decisamente il posto giusto per te, se vuoi approfondire la figura dell’impiegato amministrativo e le sue competenze specifiche: non vediamo l’ora di conoscere il tuo business! Contattaci, riceverai una consulenza personalizzata e potrai raccontarci del profilo che ti occorre.

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