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Quali sono le competenze di un responsabile amministrativo perfetto?

Con una laurea in economia e commercio, un master specifico o con diploma di laurea in giurisprudenza, il responsabile amministrativo è una figura estremamente strategica che non può mancare nella tua l’azienda!

Le mansioni del responsabile amministrativo

Indice dei contenuti

Ma prima di tutto: sai di cosa si occupa un responsabile amministrativo e quali sono le sue mansioni? Vogliamo essere specifici in questo, perché molto spesso - quando si parla di amministrazione - i ruoli e le competenze tendono a confondersi tra loro.

Le mansioni del responsabile amministrativo in azienda

Occorrono spiccate skill manageriali, per sedere sulla poltrona di responsabile amministrativo. Senza indugio, analizziamo tutto ciò che rientrerà tra i compiti del direttore amministrativo:

Supervisiona l’organizzazione delle risorse umane

Il direttore amministrativo non incarna tutte le funzioni del team risorse umane, ma molte delle mansioni di organizzazione, supervisione e payroll sono a suo carico. In merito a questo, fa diretto riferimento ai vertici in caso di malfunzionamenti o anomalie di gestione.

Analizza gli obiettivi aziendali

Gli obiettivi aziendali sono di sua pertinenza, come lo sono individuare le cause che hanno portato al mancato raggiungimento, oppure - in caso di successo - nel ricreare il modello virtuoso che ha condotto al successo. Nello svolgimento di questo task, agisce in sinergica integrazione con i comparti più alti dell’organigramma aziendale.

Analizza ciò che non funziona e interviene con tempestività

Qualsiasi settore dell’azienda può essere interessato da questa mansione del responsabile amministrativo, che agisce in ottica di ottimizzazione della gestione aziendale. Effettua infatti il controllo di gestione, per guidare l’azienda verso il raggiungimento degli obiettivi ed evitare ogni possibile scostamento non pianificato.

Supporta tutte le altre direzioni nella gestione di eventi straordinari

Il responsabile dell’amministrazione rientra nel novero di personalità che - all’interno di un’azienda - deve essere contattato al verificarsi di eventi straordinari, siano essi positivi o catastrofici.

Redige o concorre alla redazione delle policy contabili

Le policy contabili sono fondamentali nelle aziende, e molto frequentemente il responsabile dell’amministrazione ha un ruolo attivo della redazione. Si interfaccerà poi con gli internal ed external auditors, al fine di validare le procedure e i sistemi di controllo adottati. In sinergia con queste figure, concorderà sull’applicazione dei controlli per garantire correttezza e affidabilità dei dati contabili.

Coordina le varie fasi dei rapporti lavorativi

Il responsabile gestirà l’assunzione di nuovo personale, il calcolo di paghe straordinarie e contributi (ma anche i benefit e la vita del lavoratore in azienda, come le indennità per le trasferte o i congedi di maternità e paternità), in accordo con la direzione delle risorse umane.

Le 7 skills del responsabile amministrativo

Il direttore dell’amministrazione è quella persona incaricata di effettuare o supervisionare la gestione di incassi, contabilità, pagamento fornitori, rapporti con istituti creditizi, finanziamenti e fatturazioni. Riguardo alle risorse umane, gestirà l’aspetto fiscale, contributivo, legale e sindacale riguardante l’ambito delle retribuzioni.

In compartecipazione con i vertici, inoltre, sarà implicato nelle compravendite finanziarie dell’azienda. Questo per porre l’attenzione su come tale figura debba essere scelta con estrema cura, e che il curriculum vitae del direttore amministrativo debba essere inoltre visionato con un occhio di riguardo a queste skills:

  1. abilità di pianificazione: saper programmare le attività necessarie, coordinare le attività dei rimanenti comparti aziendali, ed essere inoltre in grado di attribuire le corrette priorità ai task;

  2. problem solving: fornire alternative e soluzioni a un problema, a prescindere dalla sua dimensione;

  3. leadership: saper esercitare il controllo, motivare chi lo circonda, e assumere doti di coach in ottica di sviluppo del personale;

  4. decision making: gestione dei processi che portano a valutare con attenzione tutte le alternative, propendendo per la soluzione più efficace;

  5. empatia: entrare in relazione con l’altro, comprendendone le difficoltà e interiorizzandole, così da poter gestire efficacemente le criticità;

  6. visione d’insieme: saper agire considerando ogni singolo frammento dell’attività o della sfida, in ottica generale ma senza trascurare il particolare;

  7. concretezza: la capacità di trasformare l’idea in realtà con un approccio pragmatico e concreto, considerando necessità e tempistiche.

Abbiamo analizzato le competenze in materia di servizi amministrativi, servizi finanziari e servizi contabili d'impresa, e come tutte queste mansioni si armonizzino nella figura del responsabile dell’amministrazione.

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