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Quali doti deve avere chi lavora come addetto al front office?

L’addetto al front-office è una figura strategica e fondamentale: che si trovi a operare in un’azienda, in una PMI o in uno studio medico, la presenza è di estremo valore.

Le doti dell'Addetto al Front Office

Indice dei contenuti

Possono cambiare i task che gli vengono assegnati o il tipo di clientela con cui si interfaccia, ma siamo in grado di elencare alcune doti, soft skill o competenze trasversali che l’addetto al front-office deve possedere.

Caratteristiche indispensabili per un eccellente svolgimento della professione

In questa guida, mostreremo a chi si trova nella posizione di selezionare questa figura - o a chi è ancora in fase di valutazione - come orientarsi nelle competenze di cui deve essere in possesso, per fare la scelta migliore. Non ne beneficerà soltanto chi passa dalla reception, ma l’intera immagine dell’azienda o dell’attività!

Organizzazione, coordinazione e pianificazione

Svolgere questa mansione a 360 gradi significa avere visione delle agende, fissare e spostare appuntamenti. Allo stesso modo, viene richiesto a questa figura professionale di pianificare meeting e conferenze, e sarà anche la persona a cui rivolgersi per stabilire le date di eventuali lavori negli uffici: saprà in quale giornata può essere sostenibile il rumore, e quando sarà assolutamente da evitare.

Problem solving

I famosi imprevisti, che capitano e vanno gestiti in modo appropriato. Un ritardo, un consegna errata, un piccolo guasto: l’addetto al front office saprà porvi rimedio nel minor tempo possibile, senza arrecare danni a nessuna delle persone coinvolte. Ricordiamoci però che non ha la bacchetta magica, e non tutto è in suo potere!

Ottimo standing

Che non significa abito da sera, ma si traduce nella cura della propria persona, in modo che sia in armonia con il contesto e trasmetta un ideale di professionalità e serietà. Mani curate e abbigliamento adeguato sono indispensabili, ovviamente sempre in riferimento alla tipologia di attività in cui lavora.

Doti relazionali e comunicative

In uno studio medico, potrebbe avere a che fare con bambini o pazienti preoccupati. Nelle grandi aziende, con professionisti venuti da lontano, il cui codice di comportamento differisce dal nostro. Ecco, l’addetto al front office saprà quando alzarsi, come modulare la propria voce, e interagire con un’ampia platea di utenti, mantenendosi professionale, cordiale e discreta.

Doti informatiche

Microsoft Office, Google Suite o gestionali specifici in base all’esigenza: l’addetto al front office spende una parte consistente del suo tempo davanti al pc, e tra le sue mansioni rientrano sicuramente l’invio di mail, la creazione di documenti informativi, nonché l’organizzazione con tool informatici di riunioni e la compilazione di fogli di calcolo.

Multitasking

Difficile che l’addetto al front office rimanga per un’intera giornata su un unico task: la natura della sua professione include la relazione con diverse figure, che richiedono lo svolgimento di mansioni che spesso hanno carattere di urgenza. Chi svolge questo lavoro in modo ineccepibile, riuscirà a non deconcentrarsi e a svolgere ogni task senza dimenticare il precedente.

Gestione delle situazioni critiche

Un ritardo, un guasto, un’urgenza: un cliente importante con un’intolleranza non prevista, un malfunzionamento informatico o il sovrapporsi di più appuntamenti sono situazioni che non facciamo fatica a immaginare. Sono tutte evenienze in cui l’apporto dell’addetto al front office risulta provvidenziale!

Puntualità e precisione

Forse le più scontate, ma è comunque importante porre l’accento su quanto questi fattori siano importanti, nell’ambito della scelta di un addetto al front office. Puntualità perché spesso è la stessa figura che apre gli uffici e si preoccupa di gestire alcune scadenze, e precisione perché non è raro che si occupi di dati, numeri e mansioni amministrative.

Discrezione, disponibilità e cortesia

L’abito non fa il monaco, quante volte l’abbiamo sentito. Ma è anche vero che la prima impressione non si dimentica, e l’addetto al front office è il biglietto da visita della nostra attività. Ci aspettiamo da lui che faccia sentire accolte le persone che varcano la soglia, in modo discreto e non invadente, e che sia disponibile e pronto a prendersi cura delle loro esigenze più immediate, con grande gentilezza e cortesia.

Ovviamente, le dinamiche di questa professione sono molto più sfaccettate di così! In questa guida abbiamo voluto fornire una panoramica di quelle che sono le doti imprescindibili di un addetto al front-office. Quello che abbiamo imparato grazie ai candidati con cui siamo entrati in contatto è che ogni essere umano è unico, e i valori inediti delle persone emergono solo conoscendole: se ti serve supporto per conoscere dei validi candidati per questa posizione… Sai dove trovarci!

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