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Quali mansioni di un segretario amministrativo sono indispensabili in azienda?
Indice dei contenuti
Le mansioni di una segretaria/o amministrativa in aziendaGestione contabilitàPayroll e buste pagaBack office e organizzazione degli spaziLe competenze richiesteSoft skillLe mansioni di una segretaria/o amministrativa in azienda
In base alle dimensioni e alla struttura dell’azienda, il segretario/a amministrativo può vedere variazioni nelle sue mansioni, che potranno includere anche attività di segreteria generale, back office, ricezione e segreteria generale; in questo caso, ci occupiamo dei compiti che caratterizzano in modo specifico il segretario/a amministrativo.Gestione contabilità
La figure che occupano le posizioni di segreteria amministrativa si preoccuperanno di rilevare i principali fatti contabili derivanti dall’attività d’impresa. Questo include la registrazione di documenti contabili, partita doppia e il calcolo della fiscalità differita. Allo stesso modo, sarà responsabilità del segretario/a identificare le procedure operative per il trattamento contabile delle transazioni. Le mansioni di contabilità includono:- Registrazioni fiscali e contabili periodiche, con le eventuali correzioni;
- Definizione del piano dei conti in termini di finalità, logica generale, progettazione e pertinenza con il bilancio d’esercizio;
- Redazione e cura di scadenziari;
- Applicazione delle regole di base della normativi civilistica per la tenuta della contabilità.
Payroll e buste paga
Non è raro che un segretario amministrativo si occupi anche degli adempimenti retributivi e contrattuali inerenti all’attività di payroll. Se questa mansione pertiene alla sua figura, gestirà il budget e le spese di organizzazione verso i dipendenti, e farà riferimento al supervisore dell’area HR per diverse attività. Allo stesso modo, il segretario/a si occuperà di redigere report indirizzati alle varie aree dell’azienda, inerenti a busta paga, budget aziendale e altri argomenti di competenza hr e payroll.Back office e organizzazione degli spazi
Una delle mansioni che da sempre rendono la figura oggetto della guida indispensabile, è l’essere in grado di occuparsi di tutto ciò che concerne accoglienza, back office e primo contatto di un cliente con l’azienda. Il primo contatto include la corrispondenza, la gestione delle agende e degli appuntamenti, nonché fornire il giusto benvenuto a ospiti esterni all’impresa. Non si tratta di portare caffè, ma di essere sensibili alle esigenze di clienti e ospiti, gestire ingressi e tempi d’attesa. L’organizzazione degli spazi, infine, è fondamentale: prenotare sale riunioni, gestire la sala d’attesa, essere sempre a conoscenza di ciò che accade in ogni angolo dell’area di propria competenza sono tra i compiti chiave del segretario amministrativo.Le competenze richieste
Chi seleziona queste figure, sa che alcune competenze, sia hard che soft, sono da tenere in particolare considerazione. Ecco alcune fattori a cui prestare attenzione! Non si tratta propriamente di skill, ma è importante che l’aspirante segretaria/o amministrativa/o abbia conoscenza in questi ambiti: contabilità generale, contabilità fiscale, diritto commerciale e privato, bilancio d’esercizio e contabilità analitica e nozioni di budgeting.Soft skill
- Abilità di comunicazione, scritta e orale: si tratta di una figura a frequente contatto con il pubblico, che riceve clienti e risponde al telefono.
- Organizzazione, pianificazione e coordinazione: essendo un ruolo operativo, è richiesta abilità di gestione del tempo. A maggior ragione, se il segretario/a gestirà anche le agende e gli appuntamenti.
- Affidabilità e discrezione: doti sempre apprezzate in chi si occupa di contabilità e lavora a stretto contatto con i reparti più elevati dell’organigramma aziendale.
- Flessibilità e problem solving: sovente, il segretario amministrativo si trova a gestire picchi di lavoro, risponde a richieste particolari da parte degli altri dipendenti e deve essere rapido nell’elaborare soluzioni ai problemi di sua competenza.
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