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Quali mansioni di un segretario amministrativo sono indispensabili in azienda?

Le mansioni di un segretario/a amministrativo sono fondamentali in azienda: è la persona a cui rivolgersi per questioni operative e organizzative, che riguardino documenti, contabilità o organizzazione degli spazi.

Mansioni indispensabili del Segretario Amministrativo

Indice dei contenuti

Una figura da selezionare con cura scrupolosa, dato il grande valore delle sue mansioni. Le persone che ricoprono questa posizione, che si tratti di piccole, medie o grandi aziende, ma anche studi professionali o startup, devono essere pienamente affidabili, precise e organizzate.

Le competenze trasversali includono orientamento al risultato e capacità di rispettare le scadenze, ma anche attenzione ai dettagli e problem solving. Altrettanto importanti le capacità informatiche: molte delle sue attività si svolgono davanti al pc!

Ma addentriamoci più in profondità nella scoperta di compiti e mansioni della segretaria/o, per comprendere il valore strategico all’interno delle attività!

Le mansioni di una segretaria/o amministrativa in azienda

In base alle dimensioni e alla struttura dell’azienda, il segretario/a amministrativo può vedere variazioni nelle sue mansioni, che potranno includere anche attività di segreteria generale, back office, ricezione e segreteria generale; in questo caso, ci occupiamo dei compiti che caratterizzano in modo specifico il segretario/a amministrativo.

Gestione contabilità

La figure che occupano le posizioni di segreteria amministrativa si preoccuperanno di rilevare i principali fatti contabili derivanti dall’attività d’impresa. Questo include la registrazione di documenti contabili, partita doppia e il calcolo della fiscalità differita. Allo stesso modo, sarà responsabilità del segretario/a identificare le procedure operative per il trattamento contabile delle transazioni.

Le mansioni di contabilità includono:

  • Registrazioni fiscali e contabili periodiche, con le eventuali correzioni;
  • Definizione del piano dei conti in termini di finalità, logica generale, progettazione e pertinenza con il bilancio d’esercizio;
  • Redazione e cura di scadenziari;
  • Applicazione delle regole di base della normativi civilistica per la tenuta della contabilità.

Payroll e buste paga

Non è raro che un segretario amministrativo si occupi anche degli adempimenti retributivi e contrattuali inerenti all’attività di payroll. Se questa mansione pertiene alla sua figura, gestirà il budget e le spese di organizzazione verso i dipendenti, e farà riferimento al supervisore dell’area HR per diverse attività.

Allo stesso modo, il segretario/a si occuperà di redigere report indirizzati alle varie aree dell’azienda, inerenti a busta paga, budget aziendale e altri argomenti di competenza hr e payroll.

Back office e organizzazione degli spazi

Una delle mansioni che da sempre rendono la figura oggetto della guida indispensabile, è l’essere in grado di occuparsi di tutto ciò che concerne accoglienza, back office e primo contatto di un cliente con l’azienda.

Il primo contatto include la corrispondenza, la gestione delle agende e degli appuntamenti, nonché fornire il giusto benvenuto a ospiti esterni all’impresa. Non si tratta di portare caffè, ma di essere sensibili alle esigenze di clienti e ospiti, gestire ingressi e tempi d’attesa.

L’organizzazione degli spazi, infine, è fondamentale: prenotare sale riunioni, gestire la sala d’attesa, essere sempre a conoscenza di ciò che accade in ogni angolo dell’area di propria competenza sono tra i compiti chiave del segretario amministrativo.

Le competenze richieste

Chi seleziona queste figure, sa che alcune competenze, sia hard che soft, sono da tenere in particolare considerazione. Ecco alcune fattori a cui prestare attenzione!

Non si tratta propriamente di skill, ma è importante che l’aspirante segretaria/o amministrativa/o abbia conoscenza in questi ambiti: contabilità generale, contabilità fiscale, diritto commerciale e privato, bilancio d’esercizio e contabilità analitica e nozioni di budgeting.

Soft skill

  • Abilità di comunicazione, scritta e orale: si tratta di una figura a frequente contatto con il pubblico, che riceve clienti e risponde al telefono.
  • Organizzazione, pianificazione e coordinazione: essendo un ruolo operativo, è richiesta abilità di gestione del tempo. A maggior ragione, se il segretario/a gestirà anche le agende e gli appuntamenti.
  • Affidabilità e discrezione: doti sempre apprezzate in chi si occupa di contabilità e lavora a stretto contatto con i reparti più elevati dell’organigramma aziendale.
  • Flessibilità e problem solving: sovente, il segretario amministrativo si trova a gestire picchi di lavoro, risponde a richieste particolari da parte degli altri dipendenti e deve essere rapido nell’elaborare soluzioni ai problemi di sua competenza.

Se è proprio della segretaria/o amministrativa/o a mancare alla tua azienda, contattaci! Riceverai una consulenza personalizzata e potrai raccontarci di più del contesto in cui la figura che cerchi si troverà ad operare.

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