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Perché un valido addetto al front office farà la differenza per la tua impresa?

Un ruolo critico e tante volte frainteso, o meglio sottovalutato. Il reparto front office, se hai la possibilità di avere più risorse a disposizione, deve essere selezionato con grandissimo scrupolo, e - se ancora non è chiaro - ti mostriamo la motivazione.

Perché un valido addetto al front office farà la differenza per la tua impresa?

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La prima impressione conta, è inutile negarlo. Immaginiamo questo scenario: il cliente che tanto hai corteggiato ti ha concesso un appuntamento di 30 minuti, e tu sei irrimediabilmente in ritardo.

Non hai pianificato il ritardo, anzi eri convinto che di essere perfettamente in orario, quasi in anticipo. Ma un contrattempo ti hai rallentato, e ora sai perfettamente che il cliente sta aspettando, spazientito, e in nessun caso puoi rallentare il corso degli eventi. Fortunatamente, sai che il tuo addetto al front office se ne prenderà cura.

Grazie a questo esempio, vogliamo mostrarti l’importanza di questo ruolo lavorativo, e lo faremo proseguendo questa narrazione catastrofica: l’evento non prevedibile che ha bloccato il tuo cliente, e come l’addetto al front office rimedierà al problema.

Un’accoglienza cortese e disponibile contribuirà a valorizzare l’immagine della tua azienda

Il cliente ha suonato il campanello, e si appresta a entrare nella tua azienda. L’addetto al front office è a conoscenza del tuo ritardo, anche se non è stato avvisato: questo perché ha pianificato la tua agenda, e ha modo di consultarla all’occorrenza.

Stabilito che non arriverai nei prossimi 30 secondi, sa esattamente cosa fare: accogliere il cliente con gentilezza, avendo cura di far capire a lui che sa esattamente chi è, e che la sua presenza in ufficio è tenuta in grande considerazione.

Una volta che il cliente è effettivamente entrato, si è sfilato il cappotto senza dover chiedere dove poterlo appendere: ci ha già pensato l’addetto al front office, perché riesce a prevenire le possibili domande di chi frequenta l’azienda.

Non aspettarti che inventi avvenimenti di portata astrale per giustificare il tuo ritardo: lui saprà cosa dire e cosa fare per entrare in empatia con il cliente, e fare in modo che lui comprenda quanto la sua presenza sia considerata e fortemente desiderata.

Sarà il supporto discreto per gestire al meglio il cliente

Nella tua sala d’attesa, che speravi di non dover mai utilizzare in questo modo, ci sono poltroncine, riviste e una macchina del caffè. L’addetto al front office si preoccuperà di offrire una bevanda all’ospite, con grande professionalità.

La sua presenza sarà discreta ma percepibile, perché l’obiettivo - in questo momento - è fare in modo che il cliente non si senta trascurato. In questo caso, l’addetto al front-office valuterà di proporre un dépliant con l’ultimo lancio o servizio dell’azienda, così da guadagnare più tempo possibile prima che inizi a spazientirsi.

In questo scenario idilliaco, stiamo immaginando un cliente importante che non si spazientisce: potrebbe succedere, inutile negarlo. Ma la persona che avete selezionato se ne farà carico, con comprensione e tatto.

Sarà un valido supporto per gestire e risolvere problemi

Hai finalmente risolto l’imprevisto, e il cliente tanto ambito è a tua disposizione per meno tempo del previsto: lo slot a disposizione era di soli 30 minuti. Anche in questo caso, sarà stata premura dell’addetto al front office sincerarsi che il cliente disponesse di 10 minuti extra da dedicare all’incontro.

Qualunque sia l’evoluzione dell’incontro, tu sarai tranquillo che il cliente in azienda sarà trattato e gestito con i giusti modi: non è detto che l’addetto al front office non si sia documentato in modo preventivo su di lui, per evitare possibili gaffe.

Una volta che la persona di cui abbiamo parlato - e che ci sembra di conoscere, o rivedere in tanti meeting a cui abbiamo preso parte - sarà finalmente uscita dalla porta, il tuo addetto al front-office preparerà una mail di recap del meeting, con i punti salienti dell’incontro e allegando il power point che avete presentato.

Certo, avresti potuto farlo tu: ma sicuramente non te ne saresti occupato nei 5 minuti immediatamente successivi all’incontro. L’addetto al front office è in grado di anticipare le tue richieste, agire con tempestività ed essere una presenza discreta ma indispensabile all’interno dell’azienda.

Le preziose mansioni dell’office manager: quelle che sicuramente conosci e quelle inedite

L’addetto al front-office è il primo contatto di chiunque con la tua attività, e il contatto, che sia telefonico, via mail, di persona che avrà con lui sarà il fondamento della tua relazione lavorativa con cliente, partner e figure professionali di varia levatura.

Tra le sue mansioni, non solo accoglienza: redazione di corrispondenza, documenti informativi, organizzazione e pianificazione delle agende, ma anche cura del rispetto delle norme igieniche e amministrazione degli spazi.

Speriamo sia chiaro, ma vogliamo rafforzare ulteriormente il concetto, e lo facciamo con una metafora: scegliere un addetto al front office valido significa presentarsi a un appuntamento di lavoro con un abito o un tailleur fresco di lavanderia, colletto inamidato e scarpe pulite. La prima impressione è fondamentale.

Se vuoi conoscere ancora più a fondo l’argomento, abbiamo un approfondimento che non dovresti perdere: una volta stabilita la rilevanza di questa figura nelle aziende, è importante capire Quali doti deve avere chi lavora come addetto al front office.

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