Homepage>Guide per le aziende>Compentenze & Skills>Quali sono le soft skills di un office manager?
time4 minuti di lettura

Quali sono le soft skills di un office manager?

Attività di segreteria e amministrazione, organizzazione degli spazi e delle persone. La figura dell’office manager è sempre più ricercata dalle aziende, e sceglierla non è così semplice come può sembrare!

 le soft skills dell'office manager

Indice dei contenuti

L’office Manager in 8 skills

Abbiamo individuato 8 skill che agevolano lo svolgimento della professione di Office Manager: sono valide skill anche per il Front Office, tutte le posizioni connesse alla segreteria e più in generale all’accoglienza in uffici, studi professionali e aziende.

Organizzazione, coordinazione e pianificazione

Skills gestionali, che permettono alla risorsa di snellire i task che gli vengono affidati. Chi ricopre la posizione di Office Manager deve saper organizzare il proprio lavoro, le agende e la corrispondenza; coordinarsi con i collaboratori è altrettanto fondamentale, per agire in vera sinergia con il team.

E la pianificazione? Forse non esiste una professione dove l’abilità di pianificazione non sia indispensabile, ma in questo caso la possiamo davvero annoverare tra le competenze chiave.

Abilità di comunicazione e relazione

Saper accogliere in modo commisurato all’ambiente è fondamentale, come lo è essere in grado di relazionarsi con la più svariata platea di interlocutori. Potrebbe essere richiesto all’Office Manager di fornire un primo contatto ad ospiti stranieri, con particolari esigenze: la persona in questione deve essere consapevole delle norme che governano questa tipologia di rapporti.

Allo stesso modo, comunicazione e relazione sono indispensabili per i rapporti con il team interno!

Attitudine al problem solving

Le situazioni problematiche esistono, ed è impossibile - nella quasi totalità dei casi - prevederle: una competenza a cui prestare particolare attenzione è l’abilità di chi volete assumere nel risolvere problemi, piccoli o grandi.

Non stiamo parlando di accordi che saltano, ma di inconvenienti legati alla gestione dello spazio d’ufficio e delle persone che ci lavorano. Una piccola challange: se due rilevanti membri del team hanno prenotano la sala riunioni nello stesso orario, come reagirà il vostro Office Manager?

Decision making

Stiamo parlando dell’avere tutte le conoscenze necessarie a prendere decisioni in autonomia, e a prendere - possibilmente - quelle giuste! Le decisioni di un Office Manager potrebbero riguardare la pianificazione dei meeting, l’organizzazione degli spazi e le relazioni tra le persone.

Con le nuove norme sanitarie da rispettare, questa skill è diventata sempre più rilevante!

Flessibilità e adattabilità

La flessibilità, per questa posizione, non è solo quella oraria; ci riferiamo alla capacità di adattare atteggiamenti e comportamenti in base alla situazione. Non è semplice, e richiede la capacità di osservazione e immedesimazione.

Anche qui, un esempio concreto: da un anno a questa parte, è entrata a far parte delle competenze dell’Office Manager misurare la temperatura in ingresso e tenerne nota; flessibilità significa anche saper accogliere questo compito e svolgerlo al meglio.

Collaborazione e lavoro in team

La skill indispensabile per lavorare con le persone! Potremmo mai pensare di assumere una persona che si occupi del posto in cui lavoriamo che non sia in grado di interfacciarsi, collaborando, con le persone che lo compongono?

Noi pensiamo di no, ma è anche giusto ricordare che questa skill si compone di due parti, entrambe fondamentali: saper prestare aiuto, ma anche saper chiedere aiuto, se serve.

Gestione del conflitto e negoziazione

Tutte le persone che popolano l’attività lavorativa devono sentirsi libere di domandare, comprendere e ricevere in molte occasioni, che si occupa di questo aspetto è proprio l’Office Manager. Un altro esempio, per essere limpidi verso chi legge: un membro del team chiede di alzare il riscaldamento, perché sente freddo. Poco dopo, un altro membro del team si dirige dall’Office Manager con la richiesta opposta, sostenendo che il clima caraibico non si adatti all’ambiente di lavoro.

L’Office Manager provetto saprà trovare una soluzione!

Time management e rispetto delle scadenze

Saper attribuire la giusta rilevanza ai task da svolgere, così da creare una scala di priorità e rispettare tutte le scadenze. Saper gestire il proprio tempo è fondamentale, ancora di più se tra i propri compiti è presente anche quello di gestire il tempo degli altri.

Abbiamo presentato le 8 skills indispensabili per questa posizioni, che noi terremmo ampiamente d’occhio in caso di colloquio. Ovviamente, ogni persona è a sé, e alcune di queste competenze si sviluppano con la pratica della professione.

Quello che è certo, è che la figura dell’Office Manager è chiave per il buon funzionamento dell’ufficio, e la scelta deve essere assolutamente accurata: contattaci per parlarne insieme!

Ti è piaciuta la guida? Condividila!

Potrebbe interessarti...

Un ruolo critico e tante volte frainteso, o meglio sottovalutato. Il reparto front office, se hai la possibilità di avere più risorse a disposizione, deve essere selezionato con grandissimo scrupolo, e - se ancora non è chiaro - ti mostriamo la motivazione.
Leggi guida
Il responsabile del controllo di gestione, o controller, è un profilo di alto livello e - valutando le sue responsabilità - è di solito un profilo di elevata seniority, anche se possono esserci eccezioni.
Leggi guida
Le competenze dell’impiegato amministrativo spaziano notevolmente: si tratta di una figura versatile su più aree aziendali, e le sue mansioni sono diverse. Scopriamole insieme!
Leggi guida