Come fare una fattura elettronica? Le modalità della fatturazione digitale

Chiunque ricopra ruoli di controllo e amministrazione sa bene che ci sono alcune cose da cui non è possibile scappare, soprattutto se riguardano importi i cui conti devono tornare. E la fattura elettronica è una di queste. Tuttavia non è facile orientarsi in questa pratica, ed è proprio per questo che abbiamo deciso di dedicare un approfondimento. Scommettiamo che, a fine lettura, diventerai un vero esperto!

Cos’è una fattura elettronica?

Introdotta nel 2008 con l’obiettivo di incoraggiare gli Stati dell’Unione Europea a regolamentare e gestire in forma elettronica gli acquisti di beni e servizi, la fattura elettronica non è altro che una fattura che si distingue da quella in forma cartacea per la peculiarità di essere trasmessa in modo digitale. Per poter essere definita tale possedere tre caratteristiche fondamentali e inequivocabili, vale a dire:

• Integrità, cioè che il contenuto non deve essere alterato o modificato in fase di compilazione;
• Autenticità, ovvero che il destinatario deve essere sempre a conoscenza circa la provenienza e l’emittente;
• Leggibilità, ossia che il contenuto e il formato deve essere leggibile dall’essere umano su un qualsiasi schermo.

Ovviamente per verificare questi requisiti sono necessarie alcune nuove tecnologie - come ad esempio la firma digitale e altri sistemi di trasmissione elettronici - ma anche periodici controlli di gestione da parte di personale esperto e qualificato. Ed è proprio qui che entrano in gioco i professionisti di contabili.it, competenti proprio in questa materia!

Tra i vantaggi della fattura elettronica possiamo sicuramente elencare la possibilità di sostituire il cartaceo, semplificare molti processi e poter consultare il documento con più efficienza e rapidità. Ma come abbiamo già anticipato nell’introduzione, per chi si approccia alla procedura per la prima volta potrebbe trovarsi un po’ in difficoltà. Assolutamente normale e niente di irrimediabile!

Come si compila una fattura elettronica?

Se nel corso della tua carriera hai già avuto modo di imparare a redigere una fattura, sicuramente sei ad un buon punto. Ma avrai comunque bisogno di un alleato importante, un programma software. Anche perché stiamo parlando di un processo digitale, quindi non potrebbe che essere così! A questo proposito, esistono numerosi gestionali indirizzati proprio a chi deve occuparsi di tali responsabilità, e sarà compito dell’azienda o dello studio per cui lavori insegnarti ad utilizzarlo. Pensa che è addirittura possibile redigere una fattura elettronica gratis, e potrebbe tornarti molto utile scoprire quali sono i gestionali contabili gratuiti!

In generale, una fattura elettronica - come quella cartacea - deve contenere:

• La data di emissione;
• Il numero progressivo e univoco;
• I tuoi dati personali e quelli del cliente;
• Le specifiche sui beni o servizi offerti;
• L’importo totale e l’IVA se e quando prevista.

Questi dati sono sempre obbligatori, così come lo è indicare il destinatario della fattura elettronica. Questo può assumere un valore e una forma diversa a seconda della tipologia del tuo cliente. Ma grazie al supporto del gestionale e all’esperienza che maturerai nel campo, grazie anche all’affiancamento, sarà un gioco da ragazzi! Terminato il tutto dovrai generare il file in formato XML e poi… Continua a leggere!

Che ruolo ha l’Agenzia delle Entrate nella fatturazione digitale?

L’Agenzia delle Entrate, che sicuramente conoscerai bene, svolge il ruolo di un importante intermediario. Una volta ottenuto il file nel formato XML, per poter trasmettere la fattura potrai servirti di alcuni servizi e procedure web messi a disposizione proprio dall’agenzia fiscale. Vedrai che dopo un po’ di esperienza, la fatturazione elettronica non sarà mai stata così semplice! Il nostro consiglio, se stai per intraprendere un percorso di carriera in ruoli di controllo, amministrazione o gestione e non hai mai avuto l’occasione di approcciarti a questa procedura, è quello di informarti il più possibile prima di iniziare. In questo modo - se non altro - non partirai da zero!

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